A continuación te presentamos 10 ventajas y desventajas de una oficina virtual para tu pequeña y mediana empresa. Si lo que quieres es que tu negocio crezca, debes considerar todos los beneficios que te ofrece la renta de una oficina virtual, así como las desventajas de no hacerlo.
Recuerda que se trata de un servicio inmobiliario dirigido principalmente a emprendedores y freelancers que tienen las mejores ideas para iniciar un nuevo proyecto pero que cuentan con poco capital para sobrellevar los gastos de cualquier empresa en sus inicios.
Nos sabemos hasta el cansancio las historias de los comienzos de Amazon y Google en el garage de sus casas, pero siendo honestos estos emprendedores sí contaban con algo más que dinero y los contactos correctos para lanzar con seguridad lo que después serían sus grandes emporios tecnológicos.
Así, mientras las Pymes dedican sus esfuerzos a crecer, las oficinas virtuales atenderán sus llamadas, recibirán la paquetería dirigida hacia ellas y tendrán sus espacios y muebles corporativos disponibles para las consultorías, capacitaciones y reuniones de trabajo ocasionales.
Sigue leyendo para conocer mejor tus oportunidades de crecimiento con una oficina virtual.
Ventajas de contratar una oficina virtual
1. Menor inversión para iniciadores
Cuando estás comenzando un negocio la oficina virtual puede ayudarte a crecer sin tener que invertir mucho dinero, es decir, tener gastos como alquilar una oficina tradicional e invertir en muebles corporativos donde habrán de realizar sus tareas diarias los colaboradores de tu empresa.
De este modo, tu inversión será mínima al ofrecer tus servicios y productos de manera virtual a un mayor número de clientes.
Las ganancias son similares o mayores a que si hubieras asumido los costos habituales de un negocio que recién está arrancando.
2. Tiempo mejor aprovechado
Si en tu empresa están trabajando de manera remota, es decir, por medio de home office, contrario a lo que pudiera pensarse, la productividad de tus colaboradores podría aumentar y estar mejor aprovechada en tu empresa al no tener que vérselas con el tráfico y otros contratiempos que implican el traslado de la casa a una oficina física.
Así, los encuentros necesarios por medio de una oficina virtual serán más significativos, pues el tiempo será aprovechado para atender tareas pendientes y capacitarse mejor.
3. Proyectas una imagen corporativa en lugares de prestigio
Es normal que las oficinas virtuales estén ubicadas en colonias o distritos financieros importantes en la ciudad. Por lo que al ubicar a tu empresa en ese domicilio de prestigio tus clientes la asociarán con importantes firmas dentro del mercado.
Para los que trabajan en coworking, la oficina virtual es el terreno ideal para proyectar una mejor imagen sin invertir mucho dinero, ya que tienen a sus colaboradores laborando de manera habitual en un lugar reconocido en el giro corporativo en el que les interesa darse a conocer y posteriormente posicionarse.
4. Espacio flexible hacia las necesidades de la empresa
Hay una gran oferta de oficinas virtuales de las que podrías elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades y expectativas que tienes como empresario hacia tu negocio.
Las características de una y otra varían, pero generalmente ofrecen domicilio fiscal, un número telefónico, un correo electrónico y una recepción que atiende a los particulares de la empresa que les contrató.
5. Te mantienes cercano a tus clientes
Otro rasgo conveniente es que, dado su gran variedad y número, las oficinas virtuales se encuentran en diferentes ubicaciones en la ciudad, por lo que, de haber una población específica o público meta que le interese a tu compañía, puedes ubicarte en colonias aledañas para que te sientan más cercano.
La versatilidad con la que puedes montar y desmontar tu negocio en una oficina virtual te da la ventaja de hacerte visible en cualquier colonia, estado dentro del país e incluso en el extranjero, ya que lo único que deberá migrar —cuando no es el caso el home office— es a tus colaboradores y sus equipos de computación.
Desventajas de no contratar una oficina virtual
1. Dependencia total del internet
Ya sea que el trabajo tenga un modelo de home office o coworking, el internet es crucial para mantener la comunicación entre tus colaboradores y la realización oportuna de las tareas del día.
Es cierto que esto podría traducirse en una mayor dependencia del internet, lo cual no es un problema siempre que se mantengan juntas presenciales de manera periódica a través de los espacios solicitados de una oficina virtual.
2. Comunicación difícil
Definitivamente las juntas de trabajo en una oficina virtual pueden agilizar la comunicación entre tus colaboradores y tú cuando trabajan en home office. Los tiempos presenciales serán mejor aprovechados y no nos referimos solo a tratar asuntos laborales.
Si a esto sumamos el uso de aplicaciones como Asana, Zoom, Slack, entre otros, la comunicación en tu empresa no debería verse afectada. Trata de que la comunicación a distancia se mantenga fluida y constante, a pesar de que a veces puede tornarse difícil por las conexiones inalámbricas limitadas o una mala cobertura.
Recuerda que antes que empleados, tienes seres humanos integrales trabajando para ti con diferentes habilidades de comunicación interpersonal, procura que haya momentos relajados donde todos puedan conocerse mejor y saber más del otro, aunque estén lejanos. Esto puede darles más confianza y beneficiar a quienes tienen poco desarrolladas sus habilidades sociales.
3. Dejar escapar un mercado potencial
Tal vez los servicios y productos que ofreces le interesan en un mercado que se encuentra en otro estado del país y la única manera de saberlo es haciéndote más visible por medio del e-commerce y la renta de una oficina virtual.
Piensa que el gasto también será mínimo, pues a lo mucho tendrás que rentar una sala de juntas o unos escritorios por unas horas y días en lo que firmas ese contrato que presidió el inmueble contratado.
4. Falta de coordinación del equipo
Para los inexpertos o quienes no tienen nada de experiencia coordinando equipos de trabajo de manera presencial, hacerlo por medio de home office lo vuelve todavía más complicado.
Debes conocer muy bien a tu personal que labora para saber qué tan regulados y disciplinados son con las tareas que se les asignan sin necesidad de que estén presentes físicamente en una oficina tradicional.
Si consideras complicado esta forma de trabajo, tal vez la oficina virtual y el coworking sean lo mejor para tu empresa, al menos al principio y mientras conoces mejor a tus colaboradores.
5. Gastos que podrían volverse inversiones
Lo que ahorras de luz y agua, café y otros insumos de oficina para tus colaboradores, puedes usarlos mejor en una buena campaña publicitaria de internet que beneficie a tu compañía, equipos de computación y programas especializados para uso de tus colaboradores, capacitaciones y talleres a distancia que los mantengan actualizados y a la vanguardia.
Los gastos de oficina serían más fijos y durante ciertos períodos cuando sean requeridos los servicios de una oficina virtual.
Ahora ya lo sabes, si te interesa sumarte a las Pymes que no lo piensan demasiado y están sacando beneficios de una oficina virtual sin gastar tanto, solicita una asesoría y podremos armar el paquete que mejor se adapte a los planes de tu empresa.