¿Cómo el COVID-19 cambiará el presente y futuro de las oficinas?

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El COVID-19 está cambiando el rumbo de las pequeñas y medianas empresas. Las oficinas como las conocíamos antes han muerto y ahora las formas de emprender y liderar negocios están siendo replanteadas totalmente. 

Se habla de una “nueva normalidad” y una vida que ya no será más lo que era antes del confinamiento en México y el mundo.

Es en los momentos de crisis que la flexibilidad empresarial se vuelve una herramienta tan importante para adaptarse al medio y sobrevivir en escenarios inciertos, como sucede hoy con los emprendedores y los desempleados dentro del mercado laboral, pues muchos negocios fueron obligados a permanecer cerrados durante varios meses, mientras que otros tuvieron la oportunidad de continuar trabajando en “home office” y con ello descubrir grandes beneficios. 

En este sentido, la “nueva normalidad” y un virus que llegó para quedarse, demandan una actitud resiliente de parte de los empresarios. Es lo que llamamos un “nuevo liderazgo”, cuya principal característica debe ser la resiliencia, es decir, la capacidad recuperarse de los efectos del conflicto que actualmente nos aqueja y movernos hacia una solución que evalúe riesgos y beneficios.

Te decimos cuáles son los cambios que el COVID-19 está dejando en la vida de oficina. Transformaciones que en la coyuntura actual, serán el futuro de las empresas por las ganancias que están generando.

1.- Reducción de gastos para tu empresa

Entre las tareas de emprender y liderar un negocio está el arrendamiento y los gastos operativos de oficina. Sin duda, uno de los gastos que era considerado el más importante y básico hasta la llegada del COVID-19, fue la renta de locales para uso comercial.

Para que tu empresa pudiera funcionar, debías tener muy en cuenta el alquiler de oficinas; la renta de equipo y maquinaria necesaria para el trabajo interno de tus colaboradores; la adquisición de servicios de ciertos proveedores en la producción y venta de tus productos y servicios. 

Pues, bien, esos gastos de renta están quedando muy atrás, debido a que tras varias semanas de “home office” más de un empresario se ha puesto a evaluar qué tan esencial es asumir ese tipo de costos. 

Pese a no contar con un lugar físico donde puedan estar todos a la vez, empleadores y empleados continúan trabajando de manera óptima. Es así que en la “nueva normalidad” el oficinista será más hogareño y se olvidará de esa sensación de cansancio después del almuerzo con los compañeros de trabajo y tras varias horas en un mismo espacio cerrado; mientras que el empleador podrá dirigir mejor los costos y beneficios que generaba la oficina hacia artículos y productos que hagan crecer su negocio.

Ciertamente el teletrabajo, junto a la reducción de gastos que implica, es una tendencia que se mantendrá a mediano y largo plazo en México y el mundo. Es una solución muy viable para que emprendedores de pequeñas y medianas empresas salgan a flote de esta crisis sanitaria y económica para muchos sectores de la sociedad.

Tan solo piensa en las preguntas que ya no tendrías que hacerte respecto a los gastos operativos de oficina para cubrir las necesidades y expectativas de tus usuarios y clientes, tales como elegir mobiliario presentable y que vaya de acuerdo a la imagen que quieres proyectar, pensar las actividades de tu equipo de colaboradores en función de las limitaciones del inmueble rentado o considerar las dimensiones y características del espacio que están ocupando para el presupuesto de lo que debes seguir adquiriendo. 

Otra reducción que se reflejará en los ahorros de tu empresa son los gastos de suministros, como el pago de luz, internet, agua, gas o cualquier otro servicio elemental para el funcionamiento de una oficina.

2.- Mayor productividad de colaboradores satisfechos

El COVID-19 hizo que volteáramos con mayor atención hacia problemas que poco eran atendidos y tomados como importantes. Algunos de estos problemas están relacionadas con la salud física y mental de los trabajadores, pues el extenuante paso de las horas de oficina y el tráfico llegaba a afectar a gran parte de la plantilla que conforma a las empresas, al punto de asociar el empleo con malas e indeseables experiencias. Tan solo recordemos que los mexicanos son quienes más padecen estrés o el llamado síndrome de Burnout.

De acuerdo con un artículo de Forbes México en 2017, una mala gestión del trabajo podía acarrear padecimientos clínicos, como depresión y ansiedad, al grado de generar pérdidas anuales de 4% del Producto Interno Bruto (PIB), según estimaciones de la Organización Internacional del Trabajo.

Para todo empresario el bienestar de los colaboradores debería ser prioritario, ya que un empleado que se siente estimado y parte importante de un equipo puede mantener una mejor productividad. En este sentido, la flexibilidad de horarios, que permite el trabajo remoto, hace que los empleadores y empleados estén más centrados en cumplir metas que horarios laborales. 

Recuerda que el éxito de tus colaboradores no puede cuantificarse realmente por el tiempo en un escritorio. Ahora es momento para que replantees nuevas formas de darle seguimiento a las tareas que debe realizar cada uno para los proyectos que tienen como equipo de trabajo.

3.- Nuevo liderazgo empresarial en la “nueva normalidad”

Ahora más que nunca la “nueva normalidad” exige un nuevo liderazgo de parte de los empresarios mexicanos. Entre las características  que debe tener el líder post-COVID,  destaca la confianza, debido a que es un elemento relevante en  la productividad  que se desea de los colaboradores durante el  “home office”. 

Asimismo, en este nuevo liderazgo que amerita la “nueva normalidad”, se necesita de mucha claridad en lo que comunicamos. Dar a conocer nuestras expectativas y los resultados que esperamos del trabajo, puede decirle al colaborador de qué y cómo hacer ciertas actividades, así como de los aspectos a mejorar. 

Es así que el distanciamiento, tan recomendado por las autoridades, sea solo  físico y no social en el sentido literal de la palabra, pues debes mantenerte muy pendiente y cercano a lo que realizan tus colaboradores. 

Para que este seguimiento del proceso sea realizable, el nuevo liderazgo demanda  la utilización de nuevas herramientas, entre las que destacan las aplicaciones y plataformas digitales como las más importantes en la coyuntura actual.

Por ello, es prioritario organizar juntas semanales en las que se comuniquen y sean establecidas tareas y acuerdos sobre lo que se ha hecho o es necesario realizar todavía para lograr los objetivos y alcanzar metas de la empresa en un lapso de tiempo fijo. Entre las opciones para realizar estas reuniones están las videollamadas a través de Zoom y Google Meet.

Para el caso de las tareas diarias puedes utilizar algunas plataformas, que están disponibles de manera gratuita, como Monday y Asana. Elegir este tipo de herramientas te apoyará en el cumplimiento de un trabajo más eficiente, al igual que podrás llevar un mejor control de quienes están cooperando y manteniéndose muy activos en la jornada laboral

Por último, debes considerar que esta adecuación del trabajo presencial al “home office” requiere de normas laborales y convivencia en las que se asuman tanto puntos flexibles, como que tu trabajador administre el horario de sus tareas (tal vez alguno tiene un mejor rendimiento al amanecer que en las tardes), como obligaciones claras para el cumplimiento de metas por día, semana y mes.

4.- Inversión destinada a nuevos proveedores para tu empresa

La “nueva normalidad” demanda la utilización de recursos que antes del COVID-19 y el distanciamiento social no eran, quizá para ti, tan básicos para la atracción de potenciales clientes. Es ahí cuando debes considerar dos nuevos proveedores: la renta de oficina virtual y el pago de servicios de publicidad y marketing digital.

Por un lado, uno de los servicios que será elemental en los próximos meses es la renta de oficinas virtuales, que aunque tus colaboradores y tú laboren de manera remota, todavía tienes una imagen corporativa que cuidar frente a la clientela y quienes te contraten.

Sea para la firma de contratos, reuniones para iniciar nuevos negocios o cualquier otro tipo de junta con clientes, lo más recomendable es que para estos procesos -que exigen formalidad- rentes un inmueble tan solo unas horas, es decir, un servicio que puede proveerte una oficina virtual. Así tratarás asuntos de negocio sin descuidos y con amplio profesionalismo.

Por otro lado, la coyuntura actual tiene a los compradores potenciales alejados de los centros comerciales y las calles, pero muy apegados a lo que está en sus redes sociales y los motores de búsqueda en internet.

Por lo que, en este escenario, hacerse visible en la red es ya una necesidad al momento de invertir en tu empresa. Tan solo imagina todas esas oportunidades de negocio que estás dejando ir porque piensas que vamos a regresar pronto y en conglomeración a espacios exteriores o que alguien va a recomendarte de voz en voz cuando las salidas se mantendrán limitadas hasta el 2021.

Además, tener como prioridad la inversión en tu imagen y mantenerte visible, puede ocasionar que destaques sobre otros en esta crisis que, sin duda, nos hará más competitivos. Ahora una de las tendencias y que mejor está dando resultados a las pequeñas y grandes empresas es el Inbound Marketing.

5.- Retorno escalonado a las rutinas familiares

En México, la educación también tuvo que adaptarse durante la Jornada Nacional de Sana Distancia, establecida en México del 23 de marzo al 30 de mayo 2020, como medida de prevención para el contagio del nuevo coronavirus.

Muchos niños y jóvenes tuvieron que quedarse en casa estudiando con el apoyo de plataformas escolares y viendo programas televisivos especialmente pensados para no descuidar el aprendizaje durante la contingencia. Madres y padres de familia tuvieron que alternar y cambiar los horarios para cumplir con el trabajo, las tareas de la casa y la atención a sus hijos.

Así pues, quienes mantuvieron el trabajo de manera remota pudieron estar cercanos al aprendizaje de los hijos en la casa, pero también tuvieron la oportunidad de una mejor administración del tiempo acorde con las necesidades de cada colaborador de la empresa. De este modo, planificaban las horas para ayudar a sus hijos en las tareas y los  momentos de mayor disponibilidad para las responsabilidades laborales.

Ahora con el regreso escalonado a las actividades, una de las principales preocupaciones de los trabajadores es qué pasará con los hijos que regresan a clases hasta el siguiente ciclo, mientras que ellos, tal vez, deban volver pronto a las oficinas. Pues bien, si las empresas en México continúan con el  trabajo remoto –que, sin duda, llegó para quedarse– el dejar solo o descuidados a los niños y adolescentes ya no tendría que ser motivo de gran inquietud.

La vida de oficina como la conocíamos, sin duda, ha muerto. Estamos ante una necesidad de cambios y ser flexibles no es una opción.  Si quieres salir victorioso debes considerar varios de los puntos que te hemos dicho para adaptarte y sobrevivir respecto a la crisis y la competencia de otras empresas que ofrecen los mismos servicios y productos. Al final saldrás fortalecido y con una experiencia más sólida de liderazgo.

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