Oficina virtual, ¿qué es y cómo funciona?

Oficina Virtual - que es y como funciona

A continuación, te vamos a contar más sobre los beneficios a los que pueden acceder las pequeñas y medianas empresas (PYMES) al contratar los servicios de una oficina virtual. La renta de este tipo de inmuebles se dirige principalmente a emprendedores que recién están empezando su empresa y quieren hacer crecer su negocio sin mucho dinero.

Entre las ventajas que tienen las oficinas virtuales para tu negocio está: 1) disminuir gastos de administración y ventas, 2) espacios corporativos para realizar juntas con clientes potenciales y presentaciones de nuevos proyectos, 3) domicilio fiscal y número telefónico empresarial, 4) espacios de oficina para continuar capacitando a grupos pequeños y muy selectivos de colaboradores.

Continúa leyendo para que conozcas más sobre los beneficios que el arrendamiento de una oficina virtual puede ofrecerte sin que inviertas mucho capital.

ÍNDICE DE CONTENIDO

¿Qué son las oficinas virtuales?

4 Beneficios de contratar una oficina virtual

  1. El prestigio de una dirección comercial.
  2. Espacios corporativos para reuniones y operaciones diarias.
  3. Oficinas virtuales para negocios globalizados.
  4. Una oficina según las necesidades de tu empresa.

Criterios para que las oficinas virtuales ayuden al home office y el coworking de mi compañía

  1. Espacios compartidos
  2. Metas claras para cada colaborador
  3. Comunicación y acompañamiento indispensables
  4. Medidas para atender asuntos urgentes de manera remota
  5. Aspecto social importante

Sáquele el máximo provecho a su PYME con las oficinas virtuales y el Inbound Marketing

La decisión está en tus manos

¿Qué son las oficinas virtuales?

Se trata de inmuebles que te proporcionan servicios como una dirección comercial, un número telefónico y acceso a espacios corporativos para las tareas de tus colaboradores y la realización de reuniones y otros eventos dentro de tu empresa. 

También, dependiendo del paquete que pagues puedes contar con personal en la recepción que reciba al personal y la paquetería a nombre de tu corporativo, así como encargarse de la administración del correo electrónico y el número telefónico.
Los servicios y espacios rentados pueden ser exclusivos o compartirse con otras firmas.

4 beneficios de contratar una oficina virtual

1. El prestigio de una dirección comercial

La imagen que proyecta tu empresa es importante al momento de tratar con los clientes. Debes saber jugar tus cartas y mantener el profesionalismo en todo momento, de lo contrario podrías dejar ir varias oportunidades de inversión y contrato

Ya sea que estés trabajando en home office por la “nueva normalidad” o porque tu empresa está en crecimiento y no puedes invertir en arrendamiento a largo plazo todavía, la oficina virtual te podrá proporcionar una dirección fiscal en lugares de tu ciudad que proyectan prestigio. 
Este tipo de espacios corporativos se ubican mayormente en distritos financieros y zonas residenciales exclusivas.

2. Espacios corporativos para reuniones y operaciones diarias

Es evidente que no puedes llevar al personal de tu empresa a la sala de tu casa para que reciban talleres y cursos. Así como tampoco realizar nuevas firmas de contratos en la cocina con tus hijos entrando y saliendo a cada rato. 

Las oficinas virtuales te ofrecen los espacios ideales para actividades empresariales que resultan pilares si quieres seguir creciendo como corporativo. Aunque las habitaciones varían según la compañía que contrates, casi todos los alquileres cuentan con salas de juntas equipadas con mesa, escritorios y sillones ejecutivos. Así como con servicios de agua, café, televisión por cable e internet.

Pero si tu negocio requiere de una oficina virtual de manera más habitual, como 2 o 3 meses, este tipo de inmuebles también te ofrecen el servicio de recepción para atender a visitantes y recibir paquetería dirigida a la empresa. 

También es posible que todo paquete que sea recibido, sea mandado después a tu dirección particular, dependiendo del plan que contrates de oficina virtual

Lo mismo con la atención de llamadas y anotación de recados, pues así no tendrás la preocupación de que alguno de tus hijos conteste el teléfono a uno de tus inversionistas.

3. Oficinas virtuales para negocios globalizados

Suena a lugar común, pero es cierto. Ahora comprendemos mejor cuáles son los alcances y las limitaciones de mantener un negocio en un mercado tan globalizado. Las nuevas tecnologías, el teletrabajo y la fácil movilidad aérea permiten establecer lazos entre compañías y clientes de distintas partes del mundo.

En México, los negocios que se han visto menos afectados en la “nueva normalidad” son los que tenían el comercio digital como principal eje de distribución y difusión de sus productos y servicios. Por ello, varias compañías están migrando a estas nuevas formas de trabajo.

Incluso sin la pandemia, las empresas deben considerar que algunos de sus servicios pueden requerirse en otros estados de México. Es así, que la renta de oficinas virtuales es la piedra angular para hacerte presente en mercados que, de no existir internet y los vuelos nacionales, sería imposible incursionar en ellos debido a las distancias.

Piensa que tal vez tu producto podría interesar a la industria automotriz de Morelos o Guanajuato. Entonces, por medio de una buena campaña publicitaria digital y la renta de una oficina virtual el tiempo que sea necesario, podrías firmar nuevos contratos con clientes de esos estados. 

Se trata de beneficios a los que puedes acceder fácilmente sin tener que cambiarte de ciudad y pensar en los gastos que ello implica, tal como mudarte con la familia, investigar zonas residenciales medianamente seguras y no tan lejanas del trabajo para rentar una casa, así como averiguar requisitos de inscripción en escuelas para el caso de los hijos.

4. Una oficina según las necesidades de tu empresa

Conocer tu empresa: la imagen que quiere dar, la clientela a la que va dirigida y el mercado por el que habrá de moverse puede ayudar a la elección de una oficina virtual. De este modo, los planes de renta que contrates podrán cubrir mejor las necesidades de tu compañía.

Pregúntate a partir de las características de una oficina virtual y tus necesidades para saber si cumple tus expectativas: 

  • ¿Cuánto tiempo requiero de la oficina virtual
  • ¿Voy a contratar el servicio de atención al cliente
  • ¿Mis colaboradores necesitan escritorios separados o con una mesa ejecutiva
  • ¿Los clientes asocian esta dirección con otras firmas ya posicionadas en los servicios?

¿Me interesa que el edificio esté próximo de las oficinas de los contratistas o cercano a mi domicilio y el de mis colaboradores?

Criterios para que las oficinas virtuales ayuden al home office y el coworking de mi compañía

La renta de oficinas virtuales va con un tipo de negocio del cual debes asegurarte que sea tu caso, pues el home office y el coworking son dos de las formas de trabajo que más utilizan y comparten estos espacios para la realización de sus tareas y reuniones.

En el coworking trabajadores de una misma empresa, freelancers e independientes se reúnen en un único espacio, en este caso la oficina virtual, para trabajar aunque tengan diferentes metas. Mientras que el home office considera solamente el trabajo remoto desde casa y el uso de oficinas virtuales lo hace de manera más periódica, es decir, designado para determinadas tareas como reuniones con clientes y capacitaciones de colaboradores.

Si decidiste que este es el camino por el que debe transitar tu negocio para crecer sin invertir mucho capital, es importante que establezcas criterios de trabajo y saques el máximo provecho de las oficinas virtuales:

1. Espacios compartidos

Asegúrate de que los espacios compartidos y las dinámicas de trabajo estimulen la interdependencia positiva y el compañerismo de tus colaboradores durante el día. Recuerda que el bienestar y la satisfacción se traduce en una mayor productividad.

2. Metas claras para cada colaborador

Establece metas claras por día, semana y mes durante un lapso de tiempo en el que se deba lograr un proyecto como equipo. Así será más fácil medir la productividad del equipo aunque estén trabajando de manera remota o individual.

3. Comunicación y acompañamiento indispensables

La comunicación y el acompañamiento son indispensables entre colaboradores y el empleador, incluso en la distancia, por lo que debes propiciar espacios de convivencia y retroalimentación positiva del trabajo.

4. Medidas para atender asuntos urgentes de manera remota

Propón protocolos o pasos para tratar asuntos urgentes donde la ausencia física no sea impedimento para la ejecución de las medidas de emergencia. Pueden usar aplicaciones y servicios tecnológicos como Microsoft Teams, Zoom y Google Meets para apoyarse.

5. Aspecto social importante

Quizá la parte social no sea sustituible del todo y alguno que otro se sienta solo y aislado trabajando en casa, pero te aseguramos que cuando realicen las capacitaciones y talleres en los espacios compartidos se disfrutará el compañerismo. Con el tiempo será más significativo. Por ello, el uso de oficinas virtuales como coworking es una buena alternativa para los negocios donde sea más difícil mantener el home office. Aunque no debes olvidar que este modelo de trabajo es beneficioso cuando consideras colaboradores que podrían aportar mucho a tu empresa incluso cuando se encuentran en otras latitudes.

Sáquele el máximo provecho a su PYME con las oficinas virtuales y el Inbound Marketing

Para las pequeñas y medianas empresas estar cerca de los clientes ya no es tan desafiante como antes, pues ahora disponen de muchas estrategias para hacer visibles sus servicios y productos, así como mantenerse en contacto con compradores potenciales.

Las oficinas virtuales y el Inbound Marketing son formas de mantenerse cercano a los clientes, colaboradores y proveedores de servicios. Sin embargo, te dejamos algunos tips para que saques el máximo provecho de estas experiencias que se suponen más placenteras y didácticas para quienes estén interesados en tus servicios y productos:

  • Al momento de contratar una oficina virtual piensa en que los espacios y servicios deben estar adecuados al plan financiero que tienes en relación con tus clientes y colaboradores, pensar en sus necesidades y expectativas es prioritario.
  • Considera la flexibilidad en tu trabajo cuando escuches las sugerencias y la retroalimentación de tus clientes e inversionistas.
  • Mantén respeto y confianza hacia los proveedores de servicios que contrates, considera que no fue en vano haber investigado tanto y tener buenas referencias de los especialistas que has contratado para que termines queriendo hacer todo por lo que ya estás pagando. Está bien supervisar los diseños y copies publicitarios pero también es necesario ceder, delegar y confiar en las sugerencias y recomendaciones de las incubadoras y especialistas en Inbound Marketing
  • Mantén contacto con los clientes más allá de los espacios clásicos y tradicionales, como las oficinas en los edificios corporativos. Realiza eventos como workshops,networking, mini-encuentros comerciales y desayunos. Hágase visible en los medios digitales por medio del newsletter, boletines, folletos, blogs y webinars.

La decisión está en tus manos

Rentar una oficina virtual está en tus manos. Desde antes supuso beneficios para realizar negocios en otros estados de México, diferentes a donde se ubicaba la empresa, pero ahora con la “nueva normalidad” las ventajas son más visibles y mayores.

No lo pienses más y averigua los planes de renta de una oficina virtual.

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